¿Por qué contratar a una agencia de eventos?

Los eventos corporativos dentro de las empresas son una parte fundamental para el crecimiento de la misma. Con estos eventos se pueden dar mensajes claros, tanto a los colaboradores como a la industria, de como la empresa se va consolidando en el tiempo y de la capacidad de inversión que se tiene, ya que en la actualidad pocas empresas destinan un presupuesto determinado para sus eventos internos y externos. Hay muchos tipos de eventos, pero con ellos las marcas buscan generar 3 principales cosas: incremento en ventas, reconocimiento de marca y lealtad de clientes y colaboradores.

Por esta razón, es muy importante que al momento de definir que tipo de evento se requiere realizar, se busque una agencia especializadas que pueda ayudar a generar el impacto que tenemos pensado para que el evento sea un éxito garantizado. Los puntos mas importantes por los cuales seleccionar a una agencia de producción de eventos son:

1.- Experiencia

Muy probablemente una agencia con experiencia ya haya hecho algo igual o similar a lo que se quiere hacer en un evento, desde el diseño hasta el contenido y contratos, por lo que se reduce el margen de error al momento de la ejecución de tu evento.

Cuando no se tiene experiencia, se puede perder mucho tiempo y recursos en explorar caminos que no conocemos y que pueden repercutir en pérdida de dinero y tiempo.

2.- Ahorros en tiempo y dinero

Este punto es muy importante ya que una agencia a lo largo de su camino ha trabajado con diferentes proveedores siempre con la intención de brindarle a sus clientes la mejor relación precio/beneficio, por lo que ya se ha hecho un trabajo previo de calidad, servicio y satisfacción para garantizar que los servicios que se tercericen sean los apropiados.

Este ejercicio puede impactar en ahorros económicos para la marca, además de no perder el tiempo en buscar a un proveedor confiable por cada cosa que se requiera para el evento. Todo esto ayuda a ajustarse al presupuesto asignado sin que después haya “sorpresas” con gastos imprevistos.

3.- Logística

La manera en la que se desarrollará el evento es un factor clave para el éxito del mismo. Esto implica el diseño de un “minute by minute” o tabla de tiempos desde que el evento comienza hasta que termina. Lo que consiste en poner en un documento los horarios y responsables de cada actividad como el montaje, llegada de proveedores, inicio formal del evento, quienes darán la bienvenida y un sin número de actividades que deben estar previamente organizadas para que el evento salga como se planeó y con el mayor orden posible.

Una agencia de eventos tiene la capacidad de tener previsto lo que no está en el programa y tener un plan alternativo por si existe algún imprevisto durante el evento.

4.- Alianzas con proveedores

Normalmente se tienen convenios establecidos con diferentes proveedores, que van desde decoración, catering, iluminación, etc., por lo que la mayoría de las veces el precio que la agencia de eventos te ofrecerá será el mismo o menor al que te pudieran dar en caso de ir por tu propio lado, esto porque la agencia cuenta con descuentos por volumen o cantidad de eventos que se le asignan al proveedor.

Por otro lado, puede que los beneficios no necesariamente sean económicos, sino que, por el mismo presupuesto, la agencia puede conseguir un mejor plazo de pago o productos o servicios adicionales para el evento.

5.- Definición de roles

Hay eventos como convenciones, lanzamientos de producto o entrenamientos, por mencionar algunos, donde se requiere la participación de los empleados de la empresa como parte del staff, por lo que es importante definir los roles de cada persona en el evento. Estas actividades pueden ir desde el registro de participantes, control de acceso o dar la recibir a los invitados, hasta el acompañamiento de invitados especiales o coordinación de medios.

La agencia y el cliente deben tener muy claro quién es el responsable de cada actividad y es relevante que la agencia tenga la capacidad de comunicar al staff el objetivo y la importancia de cada actividad dentro del evento, así como tener la experiencia y el conocimiento para poder liderar a un equipo diferente al de la propia agencia.

6.- Conocimiento del mercado y tendencias

Debido a su conocimiento y experiencia, las agencias de eventos son capaces de proponer ideas que vayan desde lo sencillo hasta lo mas innovador o extravagante, con el objetivo de hacer que el evento del cliente sea memorable. Así mismo conocen y proponen las tendencias del mercado y lo aplican a cada evento según la ocasión y que este sea único.

Por las razones antes mencionadas, es muy importante conocer el trabajo de la agencia con la que se quiere trabajar para así asegurarnos que nuestros eventos corporativos sean exitosos y cumplan con los objetivos que se tienen como empresa.

En TopStars Productions, nos enfocamos en entender al 100% los objetivos de nuestros clientes, para así poder hacer propuestas que generen valor a todos los eventos que realizamos, siempre buscando dar la tranquilidad y confianza a nuestros clientes de que el proyecto será de su completo agrado y conforme a sus expectativas. Así mismo garantizamos la calidad de nuestros servicios respaldados por proveedores calificados y certificados.

Como parte de nuestro portafolio de servicios está el diseño, planeación y ejecución de convenciones, apertura de agencias de automóviles, exposiciones, lanzamientos de producto, pasarelas y eventos institucionales como entregas de premios de ventas, posadas corporativas y reconocimientos de lealtad.

Ponte en contacto con nosotros y exploremos juntos la posibilidad de trabajar en equipo, nos comprometemos a generar ese valor agregado que busca tu empresa y sobre todo que se cumpla el objetivo principal, que tu evento sea memorable.